Trong kỷ nguyên số, thông tin là tài sản vô giá. Tuy nhiên, đối với nhiều tổ chức, đặc biệt là các cơ quan lưu trữ, viện nghiên cứu, và doanh nghiệp có lịch sử lâu đời, việc khai thác kho tàng tri thức ẩn chứa trong hàng triệu trang tài liệu lại là một thách thức khổng lồ. Tài liệu gốc, bản scan, ảnh chụp với chất lượng khác nhau, tồn tại ở nhiều định dạng, viết bằng nhiều ngôn ngữ (bao gồm cả ngôn ngữ cổ, chữ viết cũ) và thiếu siêu dữ liệu (metadata) nhất quán khiến việc tìm kiếm, tổng hợp và phân tích thông tin trở nên vô cùng khó khăn, tốn kém thời gian và nguồn lực.
Làm thế nào để biến kho lưu trữ đồ sộ, phức tạp thành một nguồn tài nguyên tri thức sống động, dễ dàng truy cập và khai thác hiệu quả?
Giải pháp: IKM - Hệ thống Quản trị Tri thức Thông minh
Chúng tôi tự hào giới thiệu IKM (Intelligent Knowledge Management) – một nền tảng ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI) tiên tiến, được thiết kế chuyên biệt để giải quyết những thách thức trong việc quản lý và khai thác các kho tài liệu quy mô lớn và phức tạp. IKM không chỉ là một công cụ tìm kiếm, mà là một trợ lý ảo thông minh, giúp người dùng tương tác, truy vấn và tổng hợp thông tin một cách tự nhiên và chính xác.
IKM làm được gì? - Tính năng vượt trội
Truy vấn thông minh bằng ngôn ngữ tự nhiên:
Giao diện chatbot trực quan cho phép người dùng đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ hàng ngày, từ các từ khóa đơn giản đến những câu hỏi phức tạp yêu cầu phân tích, tóm tắt hay thống kê dữ liệu.
Hệ thống hiểu ngữ cảnh, ý định câu hỏi để đưa ra kết quả phù hợp nhất.
Kết quả tổng hợp chính xác & minh bạch:
IKM không chỉ trả về danh sách tài liệu. Hệ thống tự động phân tích, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn tài liệu liên quan (ưu tiên các văn bản phù hợp nhất) để đưa ra câu trả lời súc tích, đầy đủ.
Quan trọng nhất, mọi thông tin trả về đều kèm theo dẫn chiếu rõ ràng đến nguồn tài liệu gốc (tên tài liệu, vị trí, trang cụ thể) và đường dẫn truy cập (nếu có), đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm chứng tuyệt đối.
Xử lý dữ liệu đa định dạng & đa ngôn ngữ:
Có khả năng "đọc hiểu" và trích xuất thông tin từ nhiều loại tài liệu: văn bản gốc, bản scan, ảnh chụp kỹ thuật số.
Hỗ trợ xử lý hiệu quả nhiều ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt (cả các biến thể cũ), tiếng Anh, tiếng Pháp, và các dạng chữ viết đặc thù (như Hán Nôm), phá vỡ rào cản ngôn ngữ trong nghiên cứu.
Tự động hóa trích xuất & chuẩn hóa metadata:
Tự động nhận dạng và trích xuất các trường dữ liệu đặc tả (metadata) quan trọng từ nội dung tài liệu theo các tiêu chuẩn ngành (ví dụ: tiêu chuẩn về hồ sơ lưu trữ) hoặc theo cấu hình riêng của từng tổ chức.
Giảm thiểu công sức nhập liệu thủ công, đảm bảo tính nhất quán và đầy đủ cho hồ sơ tài liệu.
Tích hợp liền mạch & linh hoạt:
Cung cấp bộ API (Giao diện lập trình ứng dụng) mạnh mẽ, tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật, cho phép tích hợp dễ dàng với các Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS) hoặc các phần mềm nghiệp vụ nội bộ hiện có của tổ chức.
Hỗ trợ tích hợp cơ chế đăng nhập (Single Sign-On), đồng bộ người dùng và quyền truy cập.
Phân quyền truy cập chi tiết:
Cho phép quản trị viên thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng, đảm bảo họ chỉ có thể tìm kiếm và xem các tài liệu/phông tài liệu được cấp phép.
An toàn & bảo mật tối đa:
Cung cấp tùy chọn triển khai On-premise (tại hạ tầng của khách hàng), giúp tổ chức toàn quyền kiểm soát dữ liệu nhạy cảm của mình.
Áp dụng các cơ chế mã hóa và bảo mật tiên tiến cho cả dữ liệu lưu trữ và trong quá trình xử lý.
Xuất kết quả thuận tiện:
Người dùng có thể dễ dàng lưu lại kết quả tìm kiếm, các câu trả lời tổng hợp dưới dạng các tệp văn bản phổ biến như DOCX, PDF để phục vụ cho việc báo cáo, chia sẻ hoặc lưu trữ cá nhân.
Lợi ích khi sử dụng IKM
Tiết kiệm thời gian & chi phí: Giảm đáng kể thời gian tìm kiếm và nghiên cứu tài liệu.
Nâng cao hiệu suất làm việc: Giúp nhân viên, nhà nghiên cứu tập trung vào phân tích và tạo ra giá trị thay vì loay hoay tìm kiếm.
Tăng cường độ chính xác & tin cậy: Kết quả tổng hợp dựa trên nhiều nguồn, có dẫn chiếu rõ ràng giúp đưa ra quyết định chính xác hơn.
Khai phá tri thức ẩn: Phát hiện các thông tin, mối liên hệ giá trị bị chôn vùi trong kho tài liệu khổng lồ.
Bảo tồn & phát huy giá trị di sản: Biến tài liệu lưu trữ thành nguồn tri thức sống động, dễ dàng tiếp cận cho các thế hệ.
Đảm bảo tuân thủ & an toàn dữ liệu: Đáp ứng các quy định về quản lý hồ sơ và bảo mật thông tin.
IKM dành cho ai?
Hệ thống IKM là giải pháp lý tưởng cho:
Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Lưu trữ cấp Bộ/ngành, Lưu trữ cấp Tỉnh/Thành phố.
Các Viện Nghiên cứu Lịch sử, Khoa học Xã hội.
Thư viện, Bảo tàng có kho tư liệu lớn.
Các Cơ quan Chính phủ cần quản lý và tra cứu văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ công vụ phức tạp.
Các Doanh nghiệp lớn có nhu cầu quản lý kho tri thức nội bộ, hồ sơ dự án, tài liệu R&D qua nhiều năm.
Hãy để IKM khai phá tiềm năng kho tri thức của bạn!
Đã đến lúc biến những thách thức trong quản lý tài liệu thành lợi thế cạnh tranh. Hãy để IKM giúp bạn khai phá và tận dụng tối đa nguồn tài sản tri thức vô giá của tổ chức.
Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm bản demo của Hệ thống Quản trị Tri thức Thông minh IKM!
