Trong bối cảnh công nghệ toàn cầu hóa ngày nay, outsourcing (thuê ngoài) đã trở thành một chiến lược quan trọng giúp các doanh nghiệp mở rộng quy mô, tiếp cận nhân tài chuyên môn và nâng cao hiệu suất vận hành. Tuy nhiên, việc hợp tác với đội ngũ offshore cũng đi kèm với những thách thức về giao tiếp, đặc biệt là sự khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ và múi giờ.

BnK Solution, một nhà cung cấp dịch vụ công nghệ 4.0 hàng đầu, chuyên về phát triển phần mềm, tự động hóa quy trình và hỗ trợ IT, đã tiên phong trong việc giải quyết những vấn đề này. Với mô hình Offshore Development Center (ODC) tối ưu, BnK đảm bảo giao tiếp hiệu quả giữa đội ngũ tại Việt Nam và các đối tác quốc tế.

Chúng tôi đã có cơ hội trò chuyện cùng một Kỹ sư Phần mềm và một Chuyên viên Phân tích Kinh doanh (Business Analyst) tại BnK Solution để tìm hiểu cách họ vượt qua các rào cản giao tiếp trong công việc.

Interviewer: Làm việc trong mô hình ODC đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ với khách hàng quốc tế. Anh/chị thường gặp những thách thức nào về giao tiếp trong vai trò của mình?

Kỹ sư Phần mềm: Ở góc độ kỹ thuật, rào cản ngôn ngữ là thách thức lớn nhất. Mặc dù chúng tôi sử dụng tiếng Anh để giao tiếp với khách hàng, nhưng không phải lúc nào họ cũng thành thạo, dẫn đến những hiểu lầm về các vấn đề kỹ thuật. Một số thuật ngữ có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào mức độ am hiểu công nghệ của khách hàng. Vì vậy, tôi luôn cố gắng diễn giải một cách đơn giản và rõ ràng nhất.

Chuyên viên Phân tích Kinh doanh: Với tôi, khác biệt văn hóa là vấn đề lớn nhất. Mỗi nền văn hóa có cách làm việc và giao tiếp khác nhau. Một số khách hàng có xu hướng nói chuyện trực tiếp, trong khi những người khác lại rất khéo léo và gián tiếp khi bày tỏ ý kiến. Nếu không hiểu rõ phong cách này, rất dễ dẫn đến sai lệch trong kỳ vọng và mục tiêu. Tôi đã học cách thích nghi với từng khách hàng, không chỉ thông qua ngôn từ mà còn thông qua bối cảnh và tông giọng trong giao tiếp.

Interviewer: Vậy anh/chị đã làm gì để khắc phục những rào cản này trong công việc hằng ngày?

Kỹ sư Phần mềm: Để khắc phục rào cản ngôn ngữ, tôi luôn thiết lập một bảng thuật ngữ kỹ thuật với khách hàng ngay từ đầu dự án. Điều này giúp đồng nhất cách hiểu về các khái niệm phức tạp. Ngoài ra, tôi hạn chế sử dụng từ lóng hoặc thuật ngữ chuyên ngành trừ khi tôi chắc chắn khách hàng đã quen thuộc với chúng. Tôi cũng duy trì các buổi họp định kỳ để giải thích và làm rõ những vấn đề có thể gây hiểu nhầm.

Chuyên viên Phân tích Kinh doanh: Đối với khác biệt văn hóa, sự kiên nhẫn và linh hoạt là yếu tố quan trọng nhất. Tôi dành nhiều thời gian để xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giúp tôi hiểu rõ hơn về phong cách giao tiếp của họ. Tôi cũng sử dụng tài liệu hóa làm công cụ hỗ trợ, ghi lại chi tiết nội dung các cuộc họp và quyết định, đảm bảo không có bất kỳ thông tin nào bị bỏ sót hoặc hiểu sai. Ngoài ra, làm việc trong một đội ngũ đa văn hóa giúp tôi có thêm góc nhìn và kinh nghiệm để xử lý các tình huống giao tiếp phức tạp.

Interviewer: Múi giờ chênh lệch cũng là một vấn đề lớn. Anh/chị làm thế nào để quản lý công việc khi phải phối hợp với các nhóm ở múi giờ khác nhau?

Kỹ sư Phần mềm: Sự chênh lệch múi giờ đúng là một thách thức. Đôi khi chúng tôi phải sắp xếp cuộc họp vào những khung giờ không thuận tiện để phù hợp với lịch trình của khách hàng. Để giảm thiểu ảnh hưởng, chúng tôi lập kế hoạch làm việc sao cho có khoảng thời gian chồng lấn giữa giờ làm việc của hai bên, giúp phản hồi nhanh chóng hơn. Ngoài ra, chúng tôi sử dụng công cụ cộng tác như Slack và Jira để duy trì giao tiếp liên tục. Khách hàng có thể để lại phản hồi ngay cả khi chúng tôi không online, và chúng tôi sẽ giải quyết ngay khi bắt đầu ca làm việc.

Chuyên viên Phân tích Kinh doanh: Tôi cũng có cách tiếp cận tương tự. Lên kế hoạch trước là điều quan trọng, tôi luôn đảm bảo khách hàng biết trước lịch trình làm việc của chúng tôi. Việc có khung giờ cố định để cập nhật tiến độ giúp tránh trường hợp một vấn đề nhỏ mất hàng giờ hoặc thậm chí vài ngày để giải quyết. Điều quan trọng là tận dụng tối đa thời gian làm việc chung và giúp khách hàng cảm thấy chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ, dù ở bất kỳ múi giờ nào.

Interviewer: Anh/chị có thể chia sẻ một dự án thành công nhờ vào các chiến lược giao tiếp này không?

Kỹ sư Phần mềm: Một dự án mà tôi nhớ nhất là khi chúng tôi phát triển PAI – công cụ tự động hóa tính lương cho một ngân hàng lớn tại Việt Nam. Khách hàng không hoàn toàn thành thạo tiếng Anh, điều này có thể gây hiểu lầm trong các vấn đề kỹ thuật. Tuy nhiên, nhờ thiết lập quy trình giao tiếp rõ ràng và đơn giản hóa thuật ngữ, chúng tôi đã hoàn thành dự án trước thời hạn mà không gặp phải sai sót đáng kể.

Chuyên viên Phân tích Kinh doanh: Tôi từng làm việc với một khách hàng quốc tế trong dự án tự động hóa quy trình doanh nghiệp. Họ có phong cách giao tiếp rất gián tiếp, trong khi nhóm của chúng tôi thường làm việc theo phong cách trực tiếp và rõ ràng. Ban đầu, sự khác biệt này tạo ra một số căng thẳng. Tuy nhiên, tôi đã chủ động điều chỉnh phong cách giao tiếp, giúp khách hàng cảm thấy thoải mái hơn. Nhờ đó, dự án không chỉ thành công mà còn mở rộng phạm vi triển khai vượt xa yêu cầu ban đầu.

Interviewer: Anh/chị có lời khuyên nào dành cho các doanh nghiệp đang gặp khó khăn với vấn đề giao tiếp trong mô hình ODC không?

Kỹ sư Phần mềm: Hãy đầu tư vào các công cụ và quy trình giao tiếp rõ ràng ngay từ đầu. Việc chuẩn hóa thuật ngữ, tránh suy đoán và duy trì các cuộc họp định kỳ với khách hàng là rất quan trọng. Chúng ta không thể giả định rằng khách hàng hiểu công nghệ giống như chúng ta.

Chuyên viên Phân tích Kinh doanh: Hiểu phong cách giao tiếp và văn hóa của khách hàng quan trọng không kém việc hiểu nhu cầu kinh doanh của họ. Việc dành thời gian để thích nghi với phong cách làm việc của họ giúp xây dựng mối quan hệ vững chắc và tránh những hiểu lầm không đáng có. Sự linh hoạt và khả năng thích ứng là chìa khóa để thành công.

Kết Luận

Khi outsourcing ngày càng trở thành chiến lược quan trọng để tối ưu vận hành và giảm chi phí, giao tiếp hiệu quả trong mô hình ODC là yếu tố then chốt quyết định sự thành công.

Nhờ vào các chiến lược giao tiếp có hệ thống, hiểu biết văn hóa và quản lý thời gian linh hoạt, BnK Solution đã tạo ra một mô hình hợp tác toàn cầu tối ưu. Các doanh nghiệp khác có thể học hỏi từ cách tiếp cận này để giảm thiểu rủi ro và xây dựng mối quan hệ làm việc hiệu quả hơn với đội ngũ offshore. offshore teams.