今日のグローバル化したテクノロジー業界において、アウトソーシングは、事業の拡大、専門的な人材の確保、業務効率の向上を目指す企業にとって重要な戦略となっています。しかし、それには独自の課題も伴います。特に、文化、言語、タイムゾーンの違いによるコミュニケーションの問題が大きな課題となります。

この問題を解決する最前線に立っているのが、BnK Solutionです。BnK Solutionは、ソフトウェア開発、プロセス自動化、ITサポートなどの4.0テクノロジーサービスを提供するリーディングカンパニーです。グローバルクライアント向けにオフショア開発センター（ODC）モデルを最適化することに注力し、ベトナムのチームと国際的なパートナーとの円滑なコミュニケーションを実現しています。

今回、BnK Solutionのソフトウェアエンジニアとビジネスアナリストにインタビューを行い、それぞれの役割の中でどのようにコミュニケーションの壁を乗り越えているのかについて話を伺いました。

インタビュアー: ODCモデルでの業務では、国際的なクライアントと密接に連携する必要があります。あなたの役割において、よく直面するコミュニケーションの課題は何ですか？

ソフトウェアエンジニア: 技術的な観点から見ると、最大の課題は言語の壁です。クライアントとのコミュニケーションには英語を使用しますが、彼らにとって英語が第一言語でない場合も多く、特に技術的な詳細を議論する際に誤解が生じることがあります。同じ用語でも、クライアントの技術知識のレベルによって解釈が異なる場合があるため、できる限りシンプルに説明するように心がけています。

ビジネスアナリスト: 私にとって最大の課題は、文化の違いを理解することです。国によってビジネスの進め方が異なり、あるクライアントは率直に話す一方で、別のクライアントは遠回しな表現を好むことがあります。こうした違いを誤解すると、混乱や期待のズレにつながります。そのため、相手に応じてアプローチを適応させる方法を学ぶ必要がありました。ただ単に言葉を理解するだけでなく、その背景にある文脈やトーンを読み取ることが重要だと感じています。

インタビュアー: 興味深いですね！日々の業務の中で、どのようにしてこれらの障壁を克服していますか？

ソフトウェアエンジニア: 言語の壁については、プロジェクトの開始時に、クライアントごとに明確な技術用語集を作成するようにしています。これにより、複雑な概念を議論する際に、全員が同じ認識を持てるようになります。また、クライアントが十分に理解している場合を除き、専門用語やスラングの使用は避けるようにしています。さらに、定期的にクライアントと確認ミーティングを行い、不明点を解消することが、誤解を防ぐ上で非常に重要です。

ビジネスアナリスト: 文化の違いに関しては、「忍耐」と「柔軟性」が非常に重要だと感じています。クライアントとの関係構築に多くの時間をかけることで、彼らのコミュニケーションスタイルをより深く理解するよう努めています。また、文書化を徹底することも大きなポイントです。会議や決定事項の記録を明確に残すことで、いわゆる「翻訳ミス」のような問題を防ぐことができます。さらに、文化的に多様なチームがいることで、それぞれの視点や経験を活かし、クライアントの懸念により適切に対応できるのも強みだと思います。

インタビュアー: タイムゾーンの違いも大きな課題になると思いますが、チーム間の調整はどのように行っていますか？

ソフトウェアエンジニア: タイムゾーンの違いは、確かに難しい点ですね。クライアントに合わせるために、通常とは異なる時間帯に会議を設定することもよくあります。継続中のプロジェクトでは、業務を計画的に進め、オフィスの稼働時間とクライアントの時間帯が重なるように調整し、迅速な対応を可能にしています。また、SlackやJiraなどのコラボレーションツールを活用し、非同期のコミュニケーションを維持しています。これにより、クライアントが私たちがオフラインの間でもフィードバックを残せるようになり、私たちはログイン後すぐに対応できます。

ビジネスアナリスト: 私も同感です。事前の計画をできる限りしっかり立て、クライアントにも私たちのスケジュールを共有するようにしています。アップデートの時間を事前に決めておくことで、簡単な質問に対する回答が何時間も、場合によっては何日も遅れるといった状況を防げます。限られたオンラインでの共有時間を最大限に活用し、たとえ異なるタイムゾーンであっても、クライアントがいつでもサポートを受けられると感じられるようにすることが重要だと思います。

インタビュアー: これまでに、あなたの戦略がコミュニケーションの課題を克服する上で成功を収めた事例があれば教えてください。

ソフトウェアエンジニア: 思い出に残っているプロジェクトの一つは、ベトナムの大手銀行向けに開発した給与自動化ツール「PAI」です。クライアントは英語があまり得意ではなく、技術的な誤解が生じる可能性が高い状況でした。そのため、明確なコミュニケーションチャネルを確立し、複雑な概念をできるだけ簡潔に説明することに注力しました。その結果、プロジェクトは予定よりも早く完了し、大きな問題も発生しませんでした。

ビジネスアナリスト: 国際的なクライアント向けにプロセス自動化プロジェクトを担当していたときのことです。そのクライアントは非常に間接的なコミュニケーションスタイルに慣れており、私たちの率直なアプローチに最初は戸惑いを感じていました。そのため、一度私たちの手法を丁寧に説明し、彼らの期待に沿う形でコミュニケーションの仕方を調整しました。これにより、プロジェクトはスムーズに進み、当初の要件を超えて範囲を拡大することもできました。

ODCモデルにおいて、コミュニケーションの課題に直面している企業に対して、どのようなアドバイスをしますか？

ソフトウェアエンジニア: 最初から明確なコミュニケーションツールとプロトコルに投資することをお勧めします。専門用語を統一し、思い込みで話を進めないこと、そして定期的にクライアントとの確認ミーティングを設定することが重要です。技術の専門家として、クライアントが自分たちと同じレベルの技術知識を持っているとは決して思い込んではいけません。

ビジネスアナリスト: クライアントのビジネスニーズを理解するのと同じくらい、文化的背景やコミュニケーションスタイルを理解することが重要だと思います。クライアントのスタイルを学ぶ時間を取ることで、より強固な関係を築き、誤解を未然に防ぐことができます。成功の鍵は「柔軟性」と「適応力」です。

結論

アウトソーシングは、業務の最適化とコスト削減を目指す企業にとってますます重要な戦略となっています。その中で、ODCモデルにおけるコミュニケーションの習得は不可欠です。BnK Solutionは、体系的なコミュニケーション戦略、文化的理解、スマートなタイムゾーン管理を通じて、シームレスなグローバルコラボレーションのモデルを確立しました。BnK Solutionのアプローチから学ぶことで、他の企業もコミュニケーションのリスクを軽減し、オフショアチームとのより生産的な関係を構築できるでしょう。