BnK's Payroll Reconciliation Solution by AI


Vietnamese Below / Tiếng Việt phía dưới

In the banking sector, the traditional reconciliation of payroll has become a time-consuming, potentially risky process and requires a lot of human resources to implement. However, with the development of information technology, especially intelligent artificial intelligence, BnK Solution has successfully researched and developed a product to help automate and optimize the process of reconciling payroll documents in the Bank called PAI..

Let's see what PAI can do!

Potential risks in the traditional payroll reconciliation process

Most banks are still using the traditional process of document reconciliation and procedures. However, this approach often has inadequacies and potential risks:

  • Time consuming: The manual reconciliation of documents and procedures often takes a long time. The process of checking, validating and entering data from documents into the system can reduce employee productivity and prolong transaction time with customers. 

  • Errors and Mistakes: Manual processing can cause errors and confusion during data entry and reconciliation between stakeholders. This can lead to erroneous, incomplete or inaccurate information, creating difficulties and risks for both the bank and the customer. 

  • Security risks: Manual processes can create security risks for customer information. For example, when documents and sensitive information are passed through many hands, there is a potential for theft or loss. This threatens information security of customers. 

  • Difficulty in searching and processing information: When information is stored in paper form, finding, retrieving and processing information becomes more difficult than using electronic systems. This can interfere with the work process and reduce employee performance. 

  • Increased costs and dependence on human resources: Performing manual document reconciliation and procedures requires great concentration and effort from employees. This means increased costs and reliance on human resources, while reducing the bank's flexibility and scalability. 

Payroll is an active conduct of business that takes place in nearly all businesses and is one of the main services that businesses often use at banks. With the specialist skill of working with documents, this job still requires a lot of personnel and prolongs transaction processing time. In case the Bank cannot organize payroll well, they may lose potential customers by failing to ensure a good service experience as well as work efficiency. Especially, this is a business that usually focuses only on a few times of the month such as the beginning of the month or the end of the month.

To solve this problem, banking businesses need to find an effective solution to replace the traditional document reconciliation with advanced technologies. A notable product in this field is PAI (Payroll Artificial Intelligence). 

BnK's Payroll Reconciliation Solution

Overview of PAI solution in payroll reconciliation 

Currently, some banks have been experimenting with OCR technology for payroll. Traditional OCR (Optical Character Recognition) technology is widely used in data collation and classification, but it still has certain limitations. The extraction of information through OCR can only be done according to the available forms, but in practice when comparing salary expenditures at the Bank, documents, procedures, data in general have a variety of forms, different ways of expression. Therefore, the accuracy, ability to classify and extract information documents of traditional OCR are also limited, leading to not achieving the expected efficiency.

PAI (Payroll Artificial Intelligence) is an advanced technology product researched and developed by BnK Solution. PAI's foundation technology includes a combination of OCR technology and artificial intelligence (AI - Artificial Intelligence), which automates the payroll processing process and completely replaces manual document reconciliation. 

  • OCR technology reads the information on the document. Input data includes Payroll and salary payment documents (Request for salary payment transaction, list credit, Payment order/ Payment authorization, Accounting slip,... ) with the PDF format images and Excel files. 

  • AI technology with the ability to read and understand information extracted from OCR to collate and check data automatically according to the requirements of payroll business specifications, even in documents that AI has not been trained through. 

With BnK PAI, businesses can: 

  1. Speed up work processing, minimize wasted time due to manual document reconciliation. 

  2. Process large amounts of data with optimal time and high accuracy. 

  3. Minimize the risk of errors and risks of loss in the process of checking and comparing payroll data. 

  4. Easily manage, monitor and secure information. 

  5. Reduce investment costs in hiring personnel and other resource costs. 

  6. Solve SLA problems on time when at peak times.

So, what is the reason that makes PAI reliable in the eyes of businesses in the banking and finance industry? Find out below. 

PAI is designed for the Banking industry with the following key features:

a. Document classification 

The system can automatically classify input documents to check the completeness of the set of documents and serve as a basis to check that each type of document has all the necessary information. 

b. Render and report OCR results 

Based on OCR combined with artificial intelligence, the system can extract meaningful information fields, synthesize and report results.

c. Compare results 

The system will compare between the original paper document and the electronic document (Excel), showing the differences so that users can identify and check again. This comparison is designed to be convenient, highly accurate, and takes very little time to perform compared to traditional manual checking.

d. Manage Users: Granular user management and permissions.

e. Operation history: Review the history to serve the post-audit and audit work later.

f. System integration: Ability to integrate with RPA and other systems.

Payroll automation - the perfect combination of RPA and PAI 

RPA is applied to process automation in banking and finance enterprises. The combination of RPA and PAI is a perfect solution to automate the payroll process at the bank. From there, it is possible to create a seamless process from business input to the sales department, customer service, back office and automatic payroll system of the Bank.

Contact us | BnK Solution



Trong lĩnh vực Ngân hàng, việc đối soát giấy tờ chi lương truyền thống đã trở thành một quy trình tốn thời gian, tiềm ẩn rủi ro và cần nhiều nguồn lực nhân sự để thực hiện. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo thông minh, BnK Solution đã nghiên cứu và phát triển thành công sản phẩm giúp tự động hóa và tối ưu hóa quy trình đối soát giấy tờ chi lương trong Ngân hàng với tên gọi PAI. 

Cùng xem PAI có thể làm gì trong Ngân hàng.

Rủi ro tiềm ẩn trong quy trình đối soát chi lương truyền thống 

Đa số các Ngân hàng hiện nay vẫn đang sử dụng quy trình đối soát giấy tờ và thủ tục theo phương pháp truyền thống. Tuy nhiên, cách làm này thường có những điểm bất cập và tiềm ẩn rủi ro:

  • Tốn thời gian: Việc đối soát giấy tờ và thủ tục thủ công thường mất nhiều thời gian. Quá trình kiểm tra, xác nhận và nhập dữ liệu từ các giấy tờ vào hệ thống có thể làm giảm hiệu suất làm việc của nhân viên và kéo dài thời gian giao dịch với khách hàng. 

  • Sai sót và nhầm lẫn: Việc xử lý thủ công có thể gây ra sai sót và nhầm lẫn trong quá trình nhập liệu và đối soát giữa các bên liên quan. Điều này có thể dẫn đến việc thông tin bị sai sót, thiếu sót hoặc không chính xác, gây khó khăn và rủi ro cho cả ngân hàng và khách hàng. 

  • Rủi ro bảo mật: Quá trình thủ công có thể tạo ra rủi ro bảo mật cho thông tin khách hàng. Ví dụ, khi giấy tờ và thông tin nhạy cảm được truyền đi qua nhiều tay, có khả năng bị đánh cắp hoặc mất mát. Điều này đe dọa đến bảo mật thông tin của khách hàng. 

  • Khó khăn trong việc tra cứu và xử lý thông tin: Khi thông tin được lưu trữ trong hình thức giấy tờ, việc tìm kiếm, truy xuất và xử lý thông tin trở nên khó khăn hơn so với việc sử dụng hệ thống điện tử. Điều này có thể gây cản trở cho quá trình làm việc và làm giảm hiệu suất công việc của nhân viên. 

  • Tăng chi phí và phụ thuộc vào nguồn nhân lực: Việc thực hiện đối soát giấy tờ và thủ tục thủ công đòi hỏi sự tập trung và công sức lớn từ nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc tăng chi phí và phụ thuộc vào nguồn nhân lực, đồng thời làm giảm tính linh hoạt và khả năng mở rộng của ngân hàng. 

Chi lương là hoạt động nghiệp vụ diễn ra ở gần như tất cả doanh nghiệp và là một trong những dịch vụ chính mà các doanh nghiệp thường sử dụng ở Ngân hàng. Với đặc tính nghiệp vụ làm việc với  chứng từ, công việc này vẫn đòi hỏi nhiều nhân sự và kéo dài thời gian xử lý giao dịch. Trong trường hợp không thể tổ chức vận hành tốt cho chi lương, Ngân hàng có thể mất đi khách hàng tiềm năng bởi không đảm bảo trải nghiệm dịch vụ tốt cũng như hiệu suất công việc. Đặc biệt đây là nghiệp vụ thường tập trung chỉ vào vài thời điểm của tháng như đầu tháng hoặc cuối tháng.

Để giải quyết vấn đề này, Ngân hàng cần tìm kiếm một giải pháp hiệu quả để thay thế công việc đối soát giấy tờ truyền thống bằng các công nghệ tiên tiến. Một sản phẩm đáng chú ý trong lĩnh vực này là PAI (Payroll Artificial Intelligence). 

Giải pháp đối soát chi lương của BnK Solution 

Tổng quan về giải pháp PAI trong đối soát chi lương 

Hiện tại, một số Ngân hàng đã và đang thử nghiệm công nghệ OCR cho chi lương. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR (Optical Character Recognition) truyền thống được ứng dụng nhiều trong việc đối soát và bóc tách dữ liệu, tuy nhiên nó vẫn có điểm giới hạn nhất định. Việc trích xuất thông tin thông qua OCR chỉ có thể thực hiện theo các biểu mẫu sẵn có, nhưng trong thực tế đối soát chi lương tại Ngân hàng, các giấy tờ thủ tục, dữ liệu nói chung có đa dạng về biểu mẫu, cách thức thể hiện khác nhau. Do đó, tính chính xác và khả năng phân loại, trích xuất thông tin chứng từ của OCR truyền thống cũng bị giới hạn, dẫn tới không đạt được hiệu quả như mong đợi.

PAI (Payroll Artificial Intelligence) là sản phẩm công nghệ tiên tiến được nghiên cứu và phát triển bởi BnK Solution. Công nghệ nền tảng của PAI bao gồm sự kết hợp giữa công nghệ OCR và trí tuệ nhân tạo (AI - Artificial Intelligence), giúp tự động hóa quy trình xử lý tiền lương và thay thế hoàn toàn công việc đối soát giấy tờ thủ công. 

  • Công nghệ OCR thực hiện việc đọc các thông tin trên chứng từ. Dữ liệu đầu vào bao gồm: Bảng lương và bộ chứng từ chi lương (Giấy đề nghị thực hiện giao dịch chi lương, ghi có theo danh sách, Lệnh chi / Uỷ nhiệm chi, Phiếu hạch toán, ...) với định dạng ảnh PDF và file mềm Excel. 

  • Công nghệ AI với khả năng đọc hiểu các thông tin được trích xuất từ OCR để đối chiếu, tra soát dữ liệu tự động theo yêu cầu đặc tả nghiệp vụ chi lương, ngay cả ở các chứng từ mà AI chưa được đào tạo qua. 

Với BnK PAI, doanh nghiệp hoàn toàn có thể: 

  1. Tăng tốc xử lý công việc, giảm tối đa thời gian lãng phí do đối soát giấy tờ theo cách thủ công. 

  2. Có thể xử lý được lượng lớn dữ liệu với thời gian tối ưu và độ chính xác cao.

  3. Giảm thiểu rủi ro sai sót và rủi ro tổn thất trong quá trình kiểm tra, đối chiếu dữ liệu chi lương. 

  4. Dễ dàng quản lý, theo dõi và bảo mật thông tin. 

  5. Giảm chi phí đầu tư thuê nhân sự và các chi phí tài nguyên khác. 

  6. Giải quyết được vấn đề SLA đúng hạn khi vào các thời gian cao điểm.

Vậy đâu là lý do khiến PAI trở nên đáng tin cậy trong mắt các doanh nghiệp ngành Tài chính ngân hàng? Cùng tìm hiểu sau đây. 

PAI được thiết kế dành cho ngành Ngân hàng với các tính năng chính:

a. Phân loại chứng từ:

Hệ thống có thể tự động phân loại các chứng từ đầu vào để kiểm tra tính đầy đủ của bộ chứng từ và làm cơ sở để kiểm tra mỗi loại chứng từ có đầy đủ các thông tin cần thiết.

b. Kết xuất và báo cáo kết quả OCR:

Dựa trên OCR kết hợp trí thông  minh nhân tạo, hệ thống có thể trích xuất các trường thông tin có ý nghĩa, tổng hợp và báo cáo kết quả.

c. Đối chiếu kết quả 

Hệ thống sẽ đối chiếu giữa chứng từ giấy ban đầu và chứng từ điện tử (Excel), thể hiện được các sai khác để người dùng có thể nhận biết và kiểm tra lại. Việc đối chiếu này được thiết kế thuận tiện, có độ chính xác cao, tốn rất ít thời gian thực hiện so với cách làm kiểm tra thủ công truyền thông.

d. Quản lý Users: Quản lý và phân quyền người dùng chi tiết.

e. Lịch sử hoạt động: Xem lại lịch sử để phục vụ các công tác hậu kiểm, kiểm toán về sau

f. Tích hợp hệ thống: Khả năng tích hợp với RPA và các hệ thống khác. 

Tự động hóa chi lương - sự kết hợp hoàn hảo RPA và PAI 

RPA được áp dụng tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp tài chính ngân hàng. Việc kết hợp RPA và PAI là một giải pháp hoàn hảo để tự động hóa quy trình chi lương tại ngân hàng. Từ đó, có thể tạo ra một quy trình xuyên suốt từ thông tin đầu vào doanh nghiệp đến bộ phận kinh doanh, dịch vụ khách hàng, bộ phận vận hành phía sau và hệ thống chi lương tự động của Ngân hàng. 

Liên hệ chúng tôi | BnK Solution

How can we help you? Contacts Us